Sistem Penjaminan Mutu

SISTEM PENJAMINAN MUTU FMIPA UNPAD

Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi adalah proses penetapan dan  pemenuhan  standar pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan. Untuk itu, Perguruan Tinggi (PT) memilih dan menetapkan sendiri standar pendidikan tinggi untuk setiap satuan pendidikan yang dikelola oleh SPM di tingkat universitas. Dasar hukum pelaksanaan jaminan mutu mengacu pada Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) Dikti tahun 2010, Undang-Undang RI No. 12 tahun 2012 tentang pendidikan Tinggi, PP RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

Penjaminan Mutu Unpad dibentuk sejak Tahun 2003 dengan nama ”TIM QUALITY ASSURENACE” dengan SK Rektor No. 3402/J06/Kep/KP/2003 tertanggal 31 Desember 2003. Hal ini dilatarbelakangi paradigma baru manajemen pendidikan tinggi yang menekankan pentingnya otonomi institusi yang berlandaskan pada akuntabilitas, evaluasi, dan akreditasi yang bertujuan meningkatkan kualitas pendidikan secara berkelanjutan. Tim Quality Assurance  berjalan sampai dengan 12 Maret 2007. Pada 13 Maret 2007 namanya berubah menjadi ”TIM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS PADJADJARAN” dengan Sk Rektor No. 654/J06/Kep/KP/2007. Hal ini dilatarbelakangi adanya upaya sistematik untuk meningkatkan serta mengoptimalkan potensi yang ada secara maksimal dalam rangka pengembangan program studi di Universitas Padjadjaran. Pada tahun 2009 dibentuk ”Tim Satuan Penjaminan Mutu Internal Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Padjadjaran” dengan SK Dekan FMIPA No. 248/H6.7/Kep/FMIPA/2009. Pengorganisasian Satuan Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di FMIPA terintegrasi pada manajemen perguruan tinggi. Universitas menugaskan pelaksanaan SPMI kepada pejabat struktural pada setiap level manajemen (dekan/kepala deptartemen/ketua PS/kepala laboratorium). Penjaminan mutu di  tingkat PS melekat dengan SPMI fakultas, setiap perwakilan dari masing-masing PS menjadi Tim Penjamin Mutu di tingkat fakultas. Satuan Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di FMIPA berada dalam garis koordinasi dengan Dekanat FMIPA. Tim SPMI FMIPA Unpad berakhir pada 31 Maret 2014.

Seiring dengan perubahan struktur organisasi di universitas maka SOTK di tingkat fakultas pun ikut berubah. Struktur SPMI berubah menjadi Unit Penjaminan Mutu (UPM) yang masih dalam garis koordinasi dengan Dekanat FMIPA. Perubahan SPMI menjadi Unit Penjaminan Mutu (UPM) diatur dalam Peraturan Rektor No. 70 Tahun 2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad, yang dikoordinir oleh Ketua UPM. Pada Tahun 2016, struktur organisasi di Universitas Padjadjaran mengalami perubahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 40 Tahun 2016 Tentang-Organisasi Tata Kerja Pengelola Universitas Padjadjaran, dan Peraturan Rektor Nomor 41 Tahun 2016 Tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Manajer Pimpinan Departemen Pimpinan Program Studi dan Kepala Unit Penjaminan Mutu di lingkungan Unpad. Saat ini sistim tata pamong di FMIPA diatur dalam peraturan yang terbaru, yaitu Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran nomor 1 tahun 2020 tentang struktur organisasi dan tata kerja pengelola Universitas Padjadjaran. Implementasi sistim penjaminan mutu di Fakultas MIPA dibentuk organisasi ini yaitu Unit Penjaminan Mutu (UPM) dan Gugus Kendali Mutu (GKM) di tingkat PS. Penjaminan mutu di UPPS adalah kegiatan   pememenuhan   kebutuhan dan permintaan   pemangku   kepentingan (stake-holder) serta memenuhi persyaratan perundang-undangan dalam upaya meningkatkan kinerja organisasi di UPPS dan program studi. PS dan departemen berperan sebagai subjek sekaligus objek yang memberikan dukungan data kepada SPMI Fakultas dan universitas sesuai standar-standar yang diperlukan. Dengan demikian Universitas Padjadjaran mempunyai sistem pelaksanaan penjaminan mutu model gabungan, yaitu yang melekat di para pengelola melalui OTK juga pada unit yang mengkoordinasikan yaitu SPM dan SPI, Unit pelaksana sistem penjaminan mutu terdiri atas Gugus Penjamin Mutu (GPM) dan Gugus Kendali Mutu (GKM).


KERANGKA ORGANISASI PENJAMINAN MUTU UNPAD

TINGKAT PELAKSANA PEJABAT PELAKSANA PENANGGUNG JAWAB
UNIVERSITAS Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Kepala SPM Rektor
FAKULTAS Unit Penjaminan Mutu (UPM Kepala UPM Dekan
DEPARTEMEN/PRODI Gugus Kendali Mutu (GKM) Anggota GKM Dekan

 

Secara umum, Unit Penjaminan Mutu (UPM) bertugas untuk UPM membantu Dekan dalam hal:

  1. Mengawal proses penetapan dan pemenuhan standar mutu/sasaran mutu pengelolaan departemen/program studi/unit kerja lain yang ada di lingkup kerjanya secara konsisten dan berkelanjutan,
  2. Melakukan monitoring setiap saat terhadap seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik,
  3. Melakukan evaluasi secara periodik terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik,
  4. Membuat laporan dan rekomendasi tindakan korektif secara periodik
  5. Melakukan verifikasi terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat setiap tahun oleh unit

Di tingkat Program Studi, GKM melaksanakan penjaminan mutu melalui evaluasi pelaksanaan:

  1. Penetapan dosen pengajar sesuai kompetensi pada bidangnya.
  2. Penetapan pedoman akademik yang didalamnya berisi silabi setiap mata kuliah. Dalam aplikasinya kepada dosen diberikan kebebasan untuk melakukan pengembangan baik terkait materi, variasi/model, maupun metode pembelajaran.
  3. Monitoring secara berkelanjutan terhadap proses pembelajaran dengan mengevaluasi kinerja dosen atas dasar: frekuensi kehadiran perkuliahan, ketepatan jam mengajar, tingkat penyelesaian target materi, bahan kuliah (literatur, modul, tugas) dan masukan dari sebagian besar mahasiswa.
  4. Menjamin kelancaran proses pembelajaran dalam hal: ketersediaan ruang kuliah, kebutuhan bahan perkuliahan (untuk bahan diskusi), peralatan, dan perlengkapan lain yang diperlukan.
  5. Monitoring secara berkelanjutan tentang tingkat kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan, penyediaan sarana dan bahan informasi (misalnya : papan pengumuman, jadwal kuliah, jadwal ujian dll) bagi mahasiswa.
  6. Variasi metode pembelajaran dalam bentuk: tatap muka klasikal, diskusi, tugas mandiri, tugas terstruktur, studi kasus, small group discussion, seminar, penelitian dll.
  7. Penyelenggaraan evaluasi studi pada setiap jenjang secara terjadwal.
  8. Pemberian pelayanan akademik dan administratif secara cepat, tepat, dan ramah.
  9. Penyediaan fasilitas untuk meningkatkan kemampuan akademik dan pengembangan ilmu pengetahuan seperti: perpustakaan, laboratorium, dan internet.

Standar Mutu Pendidikan Tinggi di Unpad.

Sesuai dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, Standar Nasional Pendidikan Tinggi terdiri atas:

  1. Standar Nasional Pendidikan
  2. Standar Nasional Penelitian
  3. Standar Nasional Pengabdian Kepada Masyarakat

Berdasarkan Peraturan Ristekdikti di atas, Universitas Padjadjaran mengembangkan 24 Standar Mutu Pendidikan Tinggi ditambah dengan 12 Standar Non Akademik. Tiga puluh enam Standar Mutu Pendidikan Tinngi di Unpad dirinci sebagai berikut:

A. Bagian Standarisasi Mutu dan Inovasi Akademik Pembelajaran

  1. Standar Kompetensi Lulusan
  2. Standar Isi Pembelajaran
  3. Standar Proses Pembelajaan
  4. Standar Penilaian Pembelajaran
  5. Standar Dosen dan Tenaga Kependidikan
  6. Standar Sarana dan Prasarana Pembelajaran
  7. Standar Pengelolaan Pembelajaran
  8. Standar Pembiayaan Pembelajaran

B. Bagian Standarisasi Mutu dan Inovasi Akademik Penelitian

  1. Standar Hasil Penelitian
  2. Standar Isi Penelitiian
  3. Standar Proses Penelitian
  4. Standar Penilaian Penelitian
  5. Standar Peneliti
  6. Standar Sarana dan Prasarana Penelitian
  7. Standar Pengelolaan Penelitian
  8. Standar Pembiayaan Penelitian

C. Bagian Standarisasi Mutu dan Inovasi Akademik PKM

  1. Standar Hasil PKM
  2. Standar Isi PKM
  3. Standar Proses PKM
  4. Standar Penilaian PKM
  5. Standar Pelaksana Abdimas
  6. Standar Sarana dan Prasarana PKM
  7. Standar Pengelolaan PKM
  8. Standar Pembiayaan PKM

D. Bagian Standarisasi Non Akademik

  1. Standar Visi Misi dan Tujuan
  2. Standar Sistem Jaminan Mutu
  3. Standar Tata Pamong
  4. Standar Sistem Informasi
  5. Standar Kerjasama
  6. Standar Suasana akademik
  7. Standar Sarana non akademik
  8. Standar Prasarana non akademik
  9. Standar Kemahasiswaan
  10. Standar Pengelolaan Keuangan
  11. Standar Kesejahteraan
  12. Standar Pengelolaan Usaha

Kebijakan Penjaminan Mutu

Sistem penjaminan mutu dalam pelaksanaan PBM pada PS Sarjana di FMIPA Unpad didasarkan pada kebijakan pimpinan fakultas (Dekan) yang dibangun secara terintegrasi ke dalam sistem penjaminan mutu (SPM) Unpad. Di tingkat  fakultas, sistem monitoring akademik, dan unit kendali mutu dilakukan oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor No. 70 Tahun 2015 dan Peraturan Rektor No. 40 Tahun 40 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Unpad. UPM FMIPA berkomunikasi dengan SPM universitas untuk melaksanakan aktivitas penjaminan mutu akademik berkaitan  dengan pemenuhan kebutuhan para pemangku kepentingan yang diaktualisasikan melalui  dua hal:

  1. Menetapkan standar kualitas menyangkut visi misi dan implementasi program pendidikan.
  2. Memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan, dunia kerja, dan profesi.

Penetapan Standar Kualitas

Standar kualitas ditetapkan berdasarkan rencana kerja, kurikulum, proses belajar mengajar (PBM), sistem penilaian, penyediaan sarana dan prasarana serta aksesibilitas terhadap  pusat informasi secara on-line sebagaimana tercantum dalam Rencana Strategis Fakultas meliputi: Rencana Strategis, Rencana Operasional, Kurikulum, Proses Belajar Mengajar, Sistem Penilaian, Penyediaan Sarana dan Prasarana, Aksesibilitas terhadap  Pusat Informasi secara on-line, Pemenuhan Kebutuhan Pemangku Kepentingan (Stakeholders).

Pimpinan Fakultas/Ketua PS melakukan road show dan audiensi dengan jajaran pimpinan beberapa instansi baik pemerintah maupun swasta untuk membicarakan sistem pendidikan di FMIPA Unpad. Untuk memenuhi kebutuhan Pemangku Kepentingan (stakeholders) dilakukan dengan cara pemantauan terhadap jumlah dan kualitas lulusan,  menjalin kerja sama dengan  Alumni, Pemerintah, dan Peguruan Tinggi selain Unpad.

Sistem Dokumentasi

Pendokumentasian dilakukan secara teratur dan sistematis terhadap berbagai aktivitas, agar dapat menunjang kelancaran dan keberhasilan proses belajar mengajar. Pelaksanaan dokumentasi dilakukan antara lain terhadap dokumen: Buku panduan akademik, SOP, Dokumen akademik: (Berita acara PBM, DHMD, DPNA), Saran/masukan dari dosen dan mahasiswa, dan Pertemuan-pertemuan yang mendatangkan pembicara dari luar.

Pelaksanaan Penjaminan Mutu dan Tindak Lanjut

Penjaminan mutu dilaksanakan dengan melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan dalam rangka pencapaian target-target yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan secara periodik oleh UPM melalui diskusi dan wawancara pengisian form yang telah ditetapkan. Selanjutnya, UPM mengevaluasi dan memberi masukan untuk ditindaklanjuti oleh masing-masing unit kerja. Proses penjaminan mutu di Unpad didasarkan pada aspek utama:

  1. Indikator kinerja utama dan tambahan untuk kurun waktu tertentu telah ditetapkan dalam rencana strategis Unpad.
  2. Penjaminan mutu terhadap program dan kegiatan dilakukan secara menyeluruh pada tahapan input, process, output, outcome, benefit, dan impact.
  3. Penjaminan mutu Unpad memperhatikan proporsi aspek kualitatif dan kuantitatif yang telah dicapai oleh unit yang ada di lingkungan Unpad atas sasaran target mutu yang ditetapkan untuk kurun waktu tertentu.
  4. Penjaminan mutu Unpad dilakukan melalui pengembangan sistem penjaminan mutu yang memuat proses-proses monitoring, assesment, dan evaluation atas program/ kegiatan yang bermutu dan akultabel serta bertanggungjawab untuk mencapai kepuasan stakeholder baik internal maupun eksternal.
  5. Tahapan kerja sistem penjaminan mutu Unpad yang digunakan adalah penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian serta peningkatan (PPEPP). Berikut penjelasannya atas tahapan kerja SPM:
  • Penetapan rencana kegiatan, program kegiatan dan target pada standar yang ditetapkan. Penetapan dilakukan oleh pihak yang berwenang pada PT (Rektor) dan Dekan pada Fakultas.
  • Pelaksanaan kegiatan dalam pemenuhan standar yang ditetapkan. Pelaksanaan dapat berupa wawancara, Monev dan audit mutu internal.
  • Evaluasi dilakukan terhadap kegiatan yang sudah selesai untuk melihat kesesuaian dengan acuan /standar melalui isian form dan audit yang dilakukan.
  • Pengendalian dilakukan oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan standar sehingga kegiatan dapat selalu dipantau, koreksi bila terjadi penyimpangan terhadap isi standar atau ketidaksesuaian antara kondisi riil dengan isi standar, mengevaluasi, mencatat, melaporkan semua hal tentang pelaksanaan standar.
  • Peningkatan dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi pencapaian standar sehingga evaluasi dan peningkatan mutu dapat dilakukan secara berkala dan berkelanjutan.

 

Jatinangor, Mei 2023,
Kepala Unit Penjaminan Mutu FMIPA Unpad

Dr. Drs. Togar Saragi, M.Si